بخش اول اطلاعات کلی در باره آرشیو
بحث آرشیو در هر شرکت ، سازمان یا ارگانی برای نگهداری سوابق و اطلاعات آن مجموعه لازم و ضروری مینماید. در سازمانها یا شبکه های تلویزیونی حفظ و نگهداری اطلاعاتی از قبیل متن ، صدا و تصویر مربوط به رویدادها و برنامه ها همواره امری حیاتی است . در این بخش به خط مشی پیشنهادی ، دلایل و ضوابط آرشیو می پردازیم :دلایل نگهداری داده ها
1-ارزش تحقیقاتی بعنوان یک منبع اطلاعاتی میتواند یکی از انگیزه های قوی برای حفظ و نگهداری داده ها باشد .2-نیازهای تاریخی ، سنتی و ملی
3-ارزش استفاده دوباره برای پخش مجدد ، ترجمه ، اقتباس و استفاده در صفحات اینترنتی Web یا ساخت برنامه های دیگر
4-نیازهای قانونی در مراجع و محاکم
5-نیازهای تجاری و امتیازی که می تواند درآمدزا نیز باشد (انحصار مواد آرشیوی)
خط مشی نگهداری مواد آرشیوی
سیاست انتخاب و گزینش موادی که باید آرشیو شوند بسته به تصمیم مدیران مجموعه می باشد اما بطورکلی در اکثر سیستم ها مواد زیر آرشیو می شوند :1-گزیده و یا تمامی آنچه ویرایش نشده ( راش صداها یا تصاویر) یک نسخه با کیفیت اصلی و یک نسخه با کیفیت پایین برای بازبینی یا بازشنوایی برای جلوگیری از افت کیفیت یا از بین رفتن مواد اصلی
2-کلیه اطلاعات مربوط به اخبار مکتوب و فایلهای صوتی ، تصویری و عکس برای استفاده در بخش جستجو یا تحقیقات (Meta data )
3-یک کپی از هر یک از خروجیها (رادیو ، تلویزیون و Web ) بعنوان آرشیو شاهد
انتخاب ضوابط و معیارهای نگهداری مواد آرشیوی
برای اینکه یک آرشیو پویا و کامل و در عین حال قابل کنترل و پیاده سازی باشد ، باید یک سیاست گذاری مناسب و منطقی برای انتخاب مواد ، اهمیت وجودی و تاریخ مصرف مواد آرشیوی پایه ریزی شود تا هم از هزینه های سنگین پیاده سازی کاسته شود و هم اینکه هیچ یک از موادی آرشیوی از دست نرود . بدین منظور باید آرشیو را به سه قسمت کوتاه مدت ، میان مدت و طولانی مدت تقسیم نمود.کلیه مواد آرشیوی ابتدا در بخش کوتاه مدت ذخیره میگردد پس از استفاده و حذف موارد غیر ضروری این اطلاعات وارد بخش میان مدت میگردد که این بخش به مدت محدود ، اطلاعات را در دسترس نگه می دارد تا در صورت لزوم بتوان سریعا به آنها دسترسی پیدا کرد این بخش را معمولا Tape Library ها تشکیل می دهند . در صورتیکه نیاز به نگهداری دایمی یا طولانی مدت اطلاعات داشته باشیم ، آنها را به آرشیو بلند مدت منتقل می نماییم . در اکثر موارد اطلاعات آرشیو بلند مدت یک کپی پشتیبان نیز برای امنیت بیشتر اطلاعات نیاز دارند .
برای مثال اطلاعات طولانی مدت می تواند شامل مواد زیر باشد:
1-اطلاعات و تصاویر مستند
2-اطلاعات ، فیلمها و اسناد داستانی
3-برنامه ها و اثار هنری برنده جایزه
4-رویدادهای انحصاری رسانه که فقط از طریق این رسانه پخش گردیده است
5-برنامه های تولیدی رسانه( سریالها ، مجلات تصویری و ... )
6-موادی که در زیر لیست گردیده اند:
الف - تاریخی ، تاریخ طبیعی و محیط زیست
ب- موزیک و هنرهای نمایشی
ج- حضور مردمی ( راهپیمایی ، انتخابات و ... )
د- علوم و تکنولوژی و پیشرفتهای فنی
ه - پیشرفتهای اجتماعی
و- اطلاع رسانی ، اخبار و مقالات سیاسی